О тайм менеджменте и его составляющих простым языком

Содержание:

Семинар «Тайм-менеджмент» от Академии PwC

Длительность 4 дня
Уровень Начинающие
Для кого подходит Руководителям, менеджерам разного уровня
Формат Видеолекции + домашнее задание
Итоги Сертификат
Цена ●  Полная – 37 440 рублей;
●  корпоративное обучение;
●  скидки при одновременной регистрации двух участников от одной компании – 5%, трёх – 10%.
Ссылка на курс

Программа состоит из блоков:

  • управление временем как управление жизнью;
  • планирование задач;
  • приоритеты;
  • обзор и контроль задач;
  • тайм-менеджмент в системе корпоративной культуры;
  • оценка личной эффективности;
  • управление энергией.

Преподаватели:

Инструкторы Академии PwC.

После окончания курса вы сможете:

  • планировать рабочие задачи и распределять на них время;
  • расставлять приоритеты;
  • контролировать достижение результатов по плану;
  • соблюдать командные договорённости;
  • повысить эффективность управленческой команды;
  • бороться с прокрастинацией;
  • противостоять стрессу.

Мои впечатления: Обучение для опытных специалистов в сфере управления. Вы научитесь быть эффективным в команде, грамотно распределять своё время, чтобы все запланированные задачи были вовремя сделаны. Вы сможете отслеживать собственную продуктивность, как специалиста и справляться со стрессом. Много практики и полезной информации для саморазвития — то, что нужно для пополнения своих soft skills! Семинар можно посетить очно, на сайте можно выбрать свой город.

Екатерина Беспятых “Ресурсный тайм-менеджмент для женщин”

Современные женщины амбициозны. Их уже не прельщает перспектива всю жизнь сидеть дома, занимаясь бытом и детьми. С каждым годом все больше представительниц прекрасного пола пробуют реализовать себя в бизнесе и строят карьеру. Поэтому сегодня очень востребован так называемый “женский” тайм-менеджмент, который помогает представительницам прекрасного пола балансировать между семьей и работой.

В книге Екатерины Беспятых представлена авторская система управления временем, которая затрагивает не только повседневные дела, но и долгосрочные цели и планы. Все методы связаны одной концепцией 0и дополняют друг друга. В книге есть отдельный блок с советами для мам, а также список полезных сервисов и приложений для оптимизации времени.

Количество полезных фишек и лайфхаков на сантиметр текста просто зашкаливает. Читатели отмечают, что книга больше похожа на практический тренинг, нежели на познавательное чтиво.

Методология GTD

Методология GTD (Getting things done), предложенная Дэвидом Алленом собирает инструменты и объединяет в структурированную и четко работающую систему. В одном пункте статьи довольно сложно описать то, что разбирает автор напротяжении целой книги по тайм менеджменту.

Главные концепции и workflow очередной задачи, которую мы перед собой ставим, можно увидеть на иллюстрации:

Не стоит подробно останавливаться на концепции и описании методологии тайм менеджмента (что можно сделать, прочитав книгу – она довольно познавательная). Я просто хочу выделить главные концепции управления временем и задачами, на сколько мне удалось их понять:

Выполняя какую-либо задачу, даже просто отдыхая, необходимо целиком погружаться в процесс. Для этого необходимо забыть обо всех других задачах

Этого можно добиться, перенеся всё, что ранее было в голове в другое место: календарь, заметки, to-do листы, напоминания и тд,
Важно понимать, почему в данный конкретный момент времени делаешь ту задачу. А еще важнее понимать почему не делаешь и какие есть еще задачи.
Делая выбор “чем заняться сейчас” каждый раз система помогает подобрать задачу именно на конкретную обстановку и в конкретный момент времени

Есть желание поболтать – можно заняться обзвоном из списка задач для контактов. Есть минутка у компьютера – можно отправить письма или заказать товар на сайте.
Необходимо вынести абсолютно все в данную систему. Не должно быть повода сомневаться в целостности системы, иначе вы перестанете ей доверять.
Умейте сказать “нет”. Не важно насколько крутая у вас система, она не позволит больше, чем вы физически в силах сделать. Поэтому, как ни странно, очень важный элемент управления временем – умение отказаться от выполнения той или иной задачи. Ваш друг попросил помочь написать простенький сайт, потому что “ты же программист”? Оцените сколько у вас это времени займет (особенно если вы не веб программист). На основе построенной системы управления временем и личных ощущений дайте ответ.

1.ProofHub (iOS, Android, Веб)

Другими словами, вместо Toggl для таймтрекинга, Slack и Dropbox – для обмена сообщениями и файлами, сотрудникам достаточно установить только ProofHub, который объединяет в себе все эти возможности. 

Это одновременно и менеджер проектов, и менеджер задач.

Есть несколько вариантов интерфейса, которые можно изменить в меню «Вид»: общий (Канбан), список, календарь и даже таймлайн (диаграмма Ганта).

Еще ваша команда всегда будет в курсе событий и коммуникаций благодаря встроенному чату.

Для таймтрекинга в ProofHub предусмотрены следующие возможности:

  • Несколько таймеров: участники команды могут запускать и ставить таймер на паузу, переключаясь между имеющимися задачами. 
  • Установка времени вручную: сотрудники также могут устанавливать время вручную. 
  • Ориентировочное время выполнения: менеджеры или участники команды могут устанавливать время, за которое задача должна быть выполнена. В дальнейшем можно будет сравнить, какое время было выделено на задачу, и фактическое время выполнения. 

Помимо прочего, система содержит следующие функции: 

  • Управление задачами.
  • Встроенный редактор для дизайна и файлов, инструменты для разметки.
  • Управление файлами.

Вы можете отключить ненужные приложения/вкладки – убрать из интерфейса все лишнее. Например, если нужен один только таймтрекер, отключите все остальные вкладки/приложения. 

Плюсы:

Множество инструментов доступны в одной единственной программе. Интуитивно понятный интерфейс – не придется переучиваться и долго привыкать.

Плата не взимается за каждого пользователя. 

Минусы:

Ограниченные возможности интеграции, т.к. программа еще дорабатывается.

Цена: План Ultimate Control (полный контроль) стоит $99/месяц, при покупке годовой подписки есть скидка 10%. Не нужно платить за каждого пользователя.

«Муза и чудовище. Как организовать творческий труд» – Яна Франк

Купить «Муза и чудовище»

Яна Франк, журналист и иллюстратор, а в прошлом креативный директор крупного агентства. Она посвятила книгу фрилансерам: копирайтерам, дизайнерам, художникам и писателям. В первой части книги она делится своим жизненным опытом и разбирает, можно ли считать отдых главным врагом тайм-менеджмента.

В «Музе и чудовище» есть инструкции по спискам рутинных дел, ежедневных мелочей или больших планов. Из этих трёх частей и должно состоять расписание, заполнить которое можно в книге.

Чтобы организовать время, автор предлагает работать блоками: уделять 45 минут одному важному делу, а потом 15 минут отдыхать или менять задачу на более рутинную. Поскольку книга адресована творческим личностям, Яна Франк советует поработать над идеями

Вы записываете свои мысли в книге, а потом в течение трёх дней возвращаетесь и обдумываете их. По итогам выносите вердикт по каждой идее: нужно ли её вносить в список планов

Поскольку книга адресована творческим личностям, Яна Франк советует поработать над идеями. Вы записываете свои мысли в книге, а потом в течение трёх дней возвращаетесь и обдумываете их. По итогам выносите вердикт по каждой идее: нужно ли её вносить в список планов.

Наконец, автор даёт несколько вариантов творческого отдыха, которые надо выбирать рандомно: от сбора гербария до рисования иероглифов у себя на лице.

Forest: Stay focused, be present

 

Forest – программа по улучшению продуктивности путем блокировки отвлекающих сайтов. Приложение подойдет тем, кто часто отвлекается на смартфон во время работы. В настройках можно указать сайты и приложения, которые мешают эффективной работе. Если вам необходимо поработать один час, не отвлекаясь на смартфон, выберите этот промежуток и включите таймер. Начнет расти виртуальное дерево. Если вы не будете трогать смартфон и запускать на нем, например, Facebook, дерево вырастет – это означает, что все хорошо, вы справились. В противном случае дерево погибнет. Из деревьев можно создать целый лес. Forest – одно из лучших приложений по тайм-менеджменту, которое способно значительно повысить личную продуктивность.

Приложения тайм менеджмента

Перейдем к практике. Один из самых жизненных вопросов — как быть, если список дел намного превышает наличие свободного времени, и вашего ежедневника уже не достаточно? В этом случае желательно воспользоваться специальными инструментами – приложениями тайм-менеджмента. Они помогут достигать нужных целей гораздо быстрее.

В интернете существует множество программ и сервисов по теме, но не все они достаточно хороши. Сходу может быть сложно выбрать подходящий и эффективный софт для организации времени, поэтому я подготовил пять наиболее интересных и востребованных приложений по теме:

  • Time Doctor.
  • Basecamp.
  • Trello.
  • Asana.
  • Матрица Ейзенхауера.

Time Doctor

Данная программа учета рабочего времени помогает не только грамотно использовать свои временные затраты, но и контролировать деятельность подчиненных. Как это реализуется?

Включайте тайм трекер как только начинаете работать и выключайте по завершению. В промежутке приложение отслеживает все ваши действия, а также делает скриншоты с  неожиданной периодичностью. По завершению рабочего процесса сможете проследить, сколько часов/минут вы потратили неэффективно и каким софтом/сервисами в эти моменты пользовались.

Прозрачная система наблюдения за рабочим процессом ваших подчиненных поможет избежать массы недоразумений в коллективе и повысить эффективность рабочего процесса в целом.

Basecamp

Одна из самых разноплановых и наиболее мощных систем управления проектами. Здесь одновременно могут храниться дискуссии, рабочие документы и графики выполнения задач. Таким образом, программа помогает настроить коммуникацию с коллегами и деловыми партнерами.

Как и другие системы планирования времени, Basecamp доступна в виде десктопного ПО и приложения.

Trello

Аналогично решению Asana (расположенному ниже), в Trello вы создаете проекты, которые будут высвечиваться на общей стене. Своими идеями и заданиями можно делиться с остальными участниками.

Кстати, в этом приложении допускается выделение элементов несколькими цветами, если они относятся к разным направлениям. Так вам будет проще ориентироваться в списке дел.

Приверженцы Trello выбирают программу по причине простоты планирования. Хотя некоторые жалуются, что можно “потеряться”, если проектов больше 10.

Asana

Решение подойдет как для персонального, так и командного учета рабочего времени. В этом приложении вы можете создавать проекты, внутри которых – планировать и обсуждать задания. Более того, все объекты, созданные в Asana, попадают в общий календарь, который позволит вам спланировать свой рабочий график и оставить время для личных дел.

Добавьте разные цвета к вашим задачам, чтобы лучше в них ориентироваться, и используйте свое свободные моменты максимально эффективно.

Матрица Эйзенхауэра

Этот фундаментальный метод планирования был изобретен президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, а потому и называется в его честь. Согласно матрице, все проекты можно субъективно классифицировать на 4 основные категории:

  • важные и срочные;
  • неважные и несрочные;
  • важные, но несрочные;
  • срочные, но неважные.

Построение приоритетности – первоочередное задание, помогающее избежать выполнения дел, которые не намерены приблизить вас к целями. Избавившись от ненужных забот с помощью матрицы Эйзенхауэра, вы сможете  уделить ценным проектам больше времени.

Выводы

Использование приложений тайм-менеджмента – обязательная составляющая повышения эффективности рабочего процесса. Выберите себе наиболее подходящее решения, которые упростят процесс планирования и коммуникации внутри команды.

Главное преимущество использования специального софта в том, что это приводит к образованию дополнительного свободного времени. Потратьте его на саморазвитие и общение с близкими.

Интересно почитать ваш опыт работы с данным ПО, возможно, дополните список новыми программами? 

Программы и приложения для планирования времени

Сегодня на смену ежедневникам пришли приложения и программы

Для составления планов можно использовать и обычные ежедневники, и приложения для телефона и программы для ПК.

Главное, чтобы вам было удобно в любое время просмотреть свой план, при необходимости корректировать его.

Бумажный носитель отлично подойдет для тех, кто при использовании смартфона или компьютера отвлекается на социальные сети и мессенджеры, теряя драгоценное время.

Но он не напомнит вам о встрече или невыполненном задании, и если потеряется, то без возможности восстановления. Приложения и программы позволяют сохранять информацию в облачном хранилище и получать доступ к ней с разных устройств.

Evernote

Популярное кроссплатформенное приложение для организации работы и хранения различной информации (текстовой, визуальной, аудио) в облаке. В нем можно составлять списки, собирать данные для работы, ставить напоминания, сохранять статьи для прочтения, делиться с другими пользователями.

Colornote

Приложение для смартфона, основное предназначение которого – составление списков и текстовых заметок. Также позволяет создавать напоминания (однократные или на целый день) и разноцветные виджеты со списками дел или текстами, похожие на самоклеящиеся стикеры.

Это удобно, поскольку ваш список дел всегда перед глазами. Также позволяет хранить данные на облаке.

Remember The Milk

Очень удобный структурированный список дел, позволяющий сортировать задачи по приоритетности, датам, тегам. Отправляет напоминания о делах на электронную почту и в Твиттер, позволяет настраивать оповещения и напоминания. Можно связать с Gmail, Google Calendar, Twitter и Evernote.

RescueTime

Программа следит за тем, что вы делаете за компьютером, и позволяет проанализировать, сколько времени вы тратите на работу, а сколько — впустую. Поможет тем, у кого проблемы с самодисциплиной, и любителям прокрастинации. Доступна как для ПК, так и для смартфонов.

Знание тайм-менеджмента – это залог эффективной работы и правильного планирования времени. Программы для тайм-менеджмента облегчают процесс планирования и помогают работать продуктивнее.

В этом видео вы узнаете, как начать управлять своим временем:

Принцип 3. Расставляй приоритеты

Когда общий план действий готов, нужно решить, какие действия выполнять первыми. Расставить приоритеты можно множеством способов. Я использую два: AB-принципу и матрицу Эйзенхауэра.

ABC-принцип

Оцени каждую цель и задачу с точки зрения возврата твоих инвестиций: времени, сил, финансов. Получишь три группы задач:

Самые важные дела — это 15% от общего количества задач. Вклад таких задач в достижение цели — около 65%, поэтому ими лучше заняться самому и сразу.

Важные задачи — 20% от общего количества. Их значимость для достижения цели — около 20%

С этими задачами нужно решить: делегировать их или нет — всё зависит от важности конечной цели и компетенций коллег

Внимание!

Не допускай «перетекания» задач из одной категории в другую. Это признак того, что ты просто не успеваешь их выполнять или неправильно расставляешь приоритеты.

Оперативные задачи составляют 65% от общего количества. При этом их значимость — всего 15%. Такие задачи желательно сразу делегировать.

Цель как инструмент тайм-менеджмента

Цели играют ключевую роль в тайм менеджменте, обосновывая необходимость использования методик. Без целей тайм менеджмент превращается в банальную экономию времени, которая в результате ни к чему хорошему не приводит. Затраты времени, приближающие к поставленным целям, — это ценные инвестиции.

Оценить эффективность использования своего времени очень просто. Для этого нужно честно ответить вопрос: «Что я делаю для достижения своих личных целей?» Составьте список действий, которые приведут вас к цели. В будущем планируйте ежедневно выполнять маленькие действия, которые подобно пазлу, будут складываться в большие цели.

Можно ли совмещать движение к своим личным целям и работу по найму? Ещё как! Мало кто обладает талантом, чтобы начать бизнес «с нуля», большинству из нас нужно прежде всего набраться опыта и накопить необходимые средства.

Определитесь со своей целью как можно скорее — желательно, прямо сейчас. А затем подумайте, какая работа приведет вас к поставленной цели как можно скорее. Хотите руководить крупной компанией или создать свою? Тогда для начала вам стоит поработать в компании, цели которой схожи с вашими личными целями. В компаниях с прозрачной системой управления вам вскоре станут ясны принципы менеджмента и решения конфликтов.

Какой бы ни была ваша цель, работа по найму должна стать одним из этапов достижения ваших личных целей. Тогда вы сами будете заинтересованы в продуктивности и результативности вашего рабочего процесса.

Как же быть с кричащими заголовками книг, которые обещают, что вы можете превратиться в миллионера за 1 день? Эта теория маловероятна, если только вы не претендуете на крупное наследство. Однако, если не быть слишком прямолинейными, можно разглядеть основной посыл подобной литературы: за 1 день можно изменить свои мысли, которые в будущем позволят заработать не один миллион.

Сара Робертс “Магия успешного утра”

Эта книга написана для неисправимых сов, которые хотели бы стать жаворонками. В ней в ярких красках расписаны преимущества раннего подъема и даны практические рекомендации по корректировке режима дня.

Согласно статистике люди, просыпающиеся с первыми петухами, дольше живут, в целом меньше болеют, более энергичны и продуктивны. А еще у жаворонков есть 2-3 дополнительных часа в сутках, которыми они могут распорядиться по своему усмотрению. Вот только переход от позднего подъема к раннему может быть тяжелым и даже болезненным. Книга поможет смягчить его и минимизировать стресс для организма.

В ней вы найдете:

  • утренние медитации;
  • комплекс упражнений для быстрого пробуждения;
  • гайд по визуализации;
  • образцы аффирмаций.

Расстановка приоритетов

В статье Что такое тайм-менеджмент мы выделили основные столпы, на которых он держится: расстановка приоритетов, планирование, целеполагание и организация процесса работы. Предлагаю и дальше пользоваться этим разделением для удобства. Первым делом давайте познакомимся с техниками расстановки приоритетов.

Метод “АБВГД”

Метод “АБВГД” – простой и незамысловатый прием, описанный экспертом по личной эффективности и писателем Брайаном Трейси

Суть его в том, что каждому делу из списка задач присваивается ранг в соответствии с его важностью:

  1. А – обязательно сделать. Самые важные дела, которые не терпят отлагательств.
  2. Б – следует сделать, но сроки пока не поджимают. Эти дела можно отложить, но забывать про них нельзя.
  3. В – желательно сделать. Особой значимости эти дела не несут и на общую продуктивность не влияют.
  4. Г – делегировать. Та часть работы, что выгоднее отдать другому, чтобы освободить время для более важных задач.
  5. Д – удалить. Ненужные и бесполезные дела.

Эта простая схема отлично работает. Если будете пользоваться ей регулярно, то очень быстро приведете в порядок все свои дела.

Правило “1-3-5”

Правило “1-3-5” гласит: “В день нужно выполнить одно крупное и важное дело, три средних и пять мелких”. Таким образом, в вашем ежедневном плане будет 9 дел, 4 из которых имеют большое значение для вас

Это правило поможет не запутаться и не утонуть в бесконечных списках задач. Приведу пример для наглядности, чтобы вы представляли себе его в действии:

1 важное дело – написать квартальный отчет;
3 средних – посетить стоматолога, помыть машину, купить зимние сапоги;
5 мелких – погулять с собакой, вымыть полы, приготовить обед, погладить костюм, записаться на танцы.

Правило трех

Модификация предыдущего правила для ленивых и неорганизованных. Если 9 дел в день кажутся вам непосильной задачей, сосредоточьтесь на трех самых важных. Каждый день из списка задач выбирайте три самые приоритетные и фокусируйтесь на них.

Обычно этот метод выбирают те, у кого дела совсем плохи – в жизни царит хаос и непонятно, с какой стороны к нему подступиться. Как только удастся разгрести завалы хотя бы наполовину, можно переходить к правилу “1-3-5”. К этому моменту уже и самодисциплина проклюнется и зачатки силы воли появятся.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра – техника тайм-менеджмента, активно применявшаяся 34-м президентом США и названная в его честь

С помощью нее можно ранжировать свои дела не только по важности, но и по срочности. Всего получается 4 категории дел:

  • важные и срочные;
  • важные и несрочные;
  • неважные и срочные;
  • неважные и несрочные.

После того как распределите все дела по категориям, можно переходить к их выполнению. Ключевая категория дел – важные и несрочные. Именно ей должно быть посвящено 60 % времени (в идеале). Естественно, это возможно, только когда нет “горящих” важных дел, поэтому ваша задача – не допускать их накопления. Дела из категории “неважные и срочные” лучше всего делегировать, а от неважных и несрочных – и вовсе отказаться. Вот и вся наука.

Закон Парето

Закон Парето гласит: “20 % усилий приносят 80 % результата, а остальные 80 % усилий – лишь 20 % результата”. Как этот закон может помочь нам организовать свое время? Если мы выясним, какие именно 20 % оказываются самыми результативными, то сможем сосредоточиться на них, а остальные 80 % – делегировать.

Автофокус

Эта техника подходит для творческих людей, которые не любят загонять себя в жесткие рамки и следовать строго намеченному плану. Запишите все свои текущие задачи в том порядке, в котором они придут вам в голову. Затем пробегитесь по списку, выделите дела, требующие срочного выполнения, и сделайте их. Теперь можно переходить непосредственно к “автофокусировке”.

Суть метода в том, что вы должны выбирать задачи из списка не путем рациональных и нудных рассуждений, а слушая голос подсознания

Просматривайте список и ищите пункт, за который внимание зацепится как бы само, без участия воли. Его и выполняйте

Так, шаг за шагом, вы сможете справиться со всеми делами без надрыва и насилия над собой.

Этот интересный метод придумал гуру тайм-менеджмента Марк Форстер, за что ему большое спасибо. Людям с чувствительной нервной системой метод поможет снизить стресс и не растерять мотивацию.

Пол Луманс “Тайм-серфинг”

В этой книге представлено новое видение тайм-менеджмента, в котором нет жестких рамок и насилия над собой. Люди не роботы, которые могут точно выполнять заложенную программу при любых условиях.

К примеру, вы распланировали свой день четко по рекомендациям ведущих тайм-менеджеров, но с утра по пути на работу попали в автомобильную аварию. Сильнейший стресс выбил вас из колеи и сделал абсолютно неработоспособным. Как быть в этом случае? Что делать со всеми запланированными делами?

Тайм-серфинг Пола Луманса более гибкий и мягкий, чем традиционный тайм-менеджмент. Он учитывает эмоции и личную мотивацию человека и помогает найти баланс между “надо” и “хочу”.

Evernote + Правильная система = Безграничные возможности

Следует учесть один важный момент: Evernote – это всего лишь инструмент. Для эффективного тайм-менеджмента и продуктивной работы с информацией одной только программы недостаточно. Вам также потребуются определенные знания.

Во-первых, вы должны знать все его возможности и уметь применять их.

Во-вторых, вам понадобится простая и понятная система, которая сделает данную программу дружелюбной и удобной именно для вас.

Приведу наглядный пример.

Допустим, что в вашем кабинете имеется письменный стол с единственным ящиком. Если работы много, довольно быстро стол и ящик окажутся завалены бумагами.

Что делать в этом случае?

Большинство людей идут по самому простому и очевидному пути. Они покупают (или выбивают у руководства) более крутой стол с множеством ящиков, здоровый шкаф, кучу лотков, канцелярских папок с файлами и внушительный сейф в придачу.

Вот теперь все будет хорошо, верно? К сожалению, нет.

Если у вас нет грамотной системы для работы с документами, через некоторое время и стол, и лотки, и шкаф, и папки, и сейф, и даже часть пола окажутся завалены бесконечными стопками бумаг. При этом ваши шансы найти что-то нужное среди всей этой макулатуры сведутся практически к нулю, и жизнь в офисе станет еще беспросветнее, чем раньше.

При этом, готов поспорить, что почти у каждого из нас есть друзья или коллеги, у которых таких проблем нет. У них всегда чистый стол, они мгновенно находят любой нужный документ и, без видимого напряжения, делают в несколько раз больше, чем их коллеги. И причина вовсе не в том, что ящики у них глубже или работы меньше. Просто они организованы и у них есть система.

То же самое справедливо и для Evernote. Да, при желании в него можно поместить больше информации и документов, чем в сотню письменных столов и тысячи шкафов. Однако без продуманной системы он станет всего лишь огромной и бесполезной свалкой цифрового мусора.

К счастью, когда программой пользуется более 200 миллионов человек, кто-нибудь обязательно придумает способ, который позволит использовать ее с максимальной эффективностью.

Я не буду утверждать, что предложенная автором система использования Evernote является самой совершенной в мире, поскольку таких систем бесчисленное множество, и я, естественно, не изучал их все. Но могу с уверенностью отметить два важных момента, касающихся данного видеокурса.

1. Это невероятно простой способ, чтобы освоить Evernote с абсолютного нуля. Вам достаточно просмотреть 22 видеоурока (их общая продолжительность около 3 часов) и повторить те действия, которые вы видите на экране. Всего через 3 часа вы будете знать все возможности программы и сможете применять ее богатый функционал на практике.

2. Система настолько продумана, что за несколько лет ее использования у меня ни разу не возникло к ней претензий, а также необходимости искать какие-то дополнительные сведения о работе Evernote в других источниках.

С этой системой вы сможете эффективно работать с большими объемами информации и всегда будете иметь под рукой нужные документы, файлы, статьи, идеи, контакты и любые другие данные. Вам станет гораздо легче правильно планировать свое время, грамотно выбирать приоритетные задачи, соблюдать установленные сроки и последовательно добиваться намеченных целей.

Поэтому если вы нацелены на саморазвитие и постоянно ищете способы для увеличения собственной продуктивности, обязательно обратите внимание на программу Evernote и данный видеокурс. С их помощью вы сделает огромный шаг вперед в искусстве тайм-менеджмента и получите огромное преимущество перед теми людьми, которые из-за собственной лени, безынициативности, боязни новых технологий и отсутствия знаний упускают открывающиеся перед ними возможности

С их помощью вы сделает огромный шаг вперед в искусстве тайм-менеджмента и получите огромное преимущество перед теми людьми, которые из-за собственной лени, безынициативности, боязни новых технологий и отсутствия знаний упускают открывающиеся перед ними возможности.

Чем же так хорош Evernote?

Конечно, до просмотра видеокурса я кое-что слышал об этой программе, в частности, знал, что она предназначена для хранения заметок. Однако при этом у меня была полная уверенность, что блокнота на компьютере и встроенной программы для создания заметок на смартфоне мне вполне достаточно. «Зачем еще устанавливать всякую бесполезную ерунду?» – думал я, на тот момент даже не подозревая, как много теряю из-за этого заблуждения.

На самом деле в этом заблуждении была доля истины. Evernote действительно не принесет особой пользы тем людям, которые не знают как его использовать правильно. Они создадут несколько десятков заметок, запутаются в них и через какое-то время забудут про эту программу или, в лучшем случае, будут использовать ее на 5-10% от потенциальных возможностей.

Вместе с тем при правильном подходе и продуманной системе Evernote становится универсальным и незаменимым помощником для современного делового человека.

Наряду с идеальным инструментом для планирования времени и тайм-менеджмента, вы получаете совершенное и функциональное хранилище любой нужной вам информации: списков дел, идей, документов, статей из интернета, pdf файлов, визиток, платежных паролей, номеров карт и пин-кодов (естественно, в зашифрованном виде), сканов договоров, свидетельств и многих других данных, пригодных для хранения в цифровом формате.

Представьте, что все это идеально упорядочено и разбито по категориям. При этом доступ к любому файлу, любой заметке вы можете получить мгновенно со своего компьютера, планшета или смартфона из любого места, где есть интернет.

При наличии грамотной системы вы всегда будете знать, что и где находится, а если что-то забудете – на помощь придет мощнейший поиск.

Достаточно вбить всего одно слово и Evernote мгновенно выдаст вам все заметки и документы, которые его содержат.

Что особенно впечатляет, поиск ведется даже по сохраненным фотографиям и скриншотам. Если на них есть какой-то текст, программа распознает его автоматически. То есть, если через год вам понадобится договор, который вы перефотографировали своим смартфоном и сохранили в Evernote, не будет никаких проблем. Достаточно вспомнить всего одно слово из этого договора, и программа найдет его мгновенно. Что попало в Evernote – вы уже никогда не потеряете.

Еще одна удобная функция – сохранение информации из Интернета на всех ваших устройствах одновременно. Предположим, что в офисе вы работаете за компьютером и натыкаетесь на какую-то интересную статью, но сейчас у вас совершенно нет времени ее читать. Достаточно сохранить ее в Evernote, и сохраненная страница сайта будет автоматически синхронизирована со всеми вашими устройствами.

Вы сможете спокойно почитать ее на своем смартфоне по дороге домой или на домашнем ноутбуке, отдыхая в любимом кресле. При этом даже среди сотен сохраненных статей вы всегда без труда найдете именно ту, которая вас интересует в данный момент. Вам не придется мучительно перебирать сотни закладок в браузере или вспоминать, на каком же сайте она была опубликована. Достаточно вбить в поиск Evernote всего одно слово из данной статьи, и она найдется моментально.

Evernote также может поработать и вашим личным секретарем, который никогда ничего не забывает.

Добавьте к любой заметке дату и время, когда вам нужно получить напоминание, и в заданный день и час вы увидите на своем смартфоне, планшете, ноутбуке или компьютере соответствующее уведомление.

Это самый удобный и надежный способ не забыть про любые важные для вас события: встречи, переговоры, поездки, дни рождения друзей и любые другие дела или мероприятия, требующие вашего внимания.

Таким образом, в современном информационном обществе Evernote – это универсальный швейцарский нож, который всегда полезно иметь при себе. По данным на конец 2017 года данной программой пользуется более 200 миллионов человек, и такая популярность абсолютно заслужена. Плюс ко всему, в базовой комплектации Evernote бесплатен, что делает его еще более привлекательным

Распространенные мифы о тайм-менеджменте

В нашей стране к тайм-менеджменту, как и ко всему новому, до сих пор относятся с опаской. С одной стороны, людей отталкивает странное заморское название, а с другой – витающие вокруг него мифы и стереотипы. Я постараюсь развеять самые распространенные из них и убедить вас, что у этого явления одни только плюсы.

Миф № 1. Все это чепуха – управлять временем невозможно

Время – объективная величина, поэтому человек действительно не может на него влиять. Но, говоря об управлении временем, имеют в виду нечто совсем другое. Правильнее было бы сказать “управлять собой”.

Тайм-менеджмент не превратит вас в заклинателя времени, он всего лишь научит успевать делать больше, чем вы привыкли. Его техники в большинстве своем просты и доступны каждому. Поэтому не стоит пугаться громких и неправдоподобных формулировок, за ними скрывается весьма безобидное содержание.

Миф № 2. Мне придется больше и усерднее работать

Методы тайм-менеджмента направлены не на увеличение объема работы, а на повышение результативности деятельности. Достигается это путем правильного планирования, расстановки приоритетов и устранения отвлекающих факторов, так называемых “пожирателей времени”.

Вам не придется изматывать себя работой и отказываться от личного времени. Скорее наоборот. Благодаря тайм-менеджменту у вас появятся дополнительные часы, которые вы сможете использовать на свое усмотрение.

Миф № 3. Тайм-менеджмент сделает из меня бездушную машину и лишит мою жизнь спонтанности

Давайте представим двух людей – назовем их Вася и Петя. Вася живет в постоянном хаосе, ничего не успевает и все время куда-то торопится. Из-за этого большую часть дел он делает неосознанно, как бы “на автомате”. Ему некогда отвлекаться на всякие мелочи вроде созерцания заката или задушевной беседы с сыном, зато больше часа в день он, сам того не подозревая, тратит на соцсети и игры в телефоне.

Совсем другое дело Петя. Он привык планировать свои дела и строго придерживаться плана. Ему хватает самодисциплины не отвлекаться во время работы на что-то ненужное и бесполезное. Поэтому он никогда не спешит и проживает каждую секунду своей жизни осознанно. Он всегда находит время на семью, потому что это один из главных приоритетов его жизни.

Чья жизнь больше похожа на жизнь бездушной машины? Думаю, ответ очевиден. В роботов нас превращает не планирование и следование расписанию, а отсутствие осознанности и контакта с жизнью.

Todoist

iOS | Android | Сайт

Цифровой пленнер, который позволит вам расставить задачи по приоритетности и разбить большую задачу на ряд подзадач. Сначала кажется, что это мелочь, но на самом деле это помогает побороть прокрастинацию. Как известно, мозг не любит напрягаться и боится больших сложных задач. А разбивая её на несколько мелких подзадач, мы обманываем сами себя: мозг начинает оценивать ситуацию, как последовательность простых задач, которые можно быстро и легко закрыть.

Возможность добавить местоположение без контекста

Вам нужно прийти в определенное место, но вы ещё не знаете, что будете там делать? Просто внесите напоминание с адресом и временем, оставив другие поля пустыми.

Перенос даты начала без нарушения цикла повтора

Есть рутинная задача, которая повторяется каждую среду, однако именно на этой неделе у вас получится сделать её только в пятницу? Просто поменяйте дату ближайшей задачи, при этом повторы будут отображаться по старому графику.

Интеграция с огромным количеством сервисов

К любой задаче можно прикрепить нужный файл прямо в программе. Это экономит количество переключений, кликов и, конечно, позволяет не сместиться фокусу внимания.

Максимальная гибкость

Задавайте гибкие сроки выполнения задач: конкретный день, каждый будний/выходной, каждое N число, каждый выходной с 2 до 22 число и т.д. Это удобно и экономит ваше время при создании заметок.

Настройте выходные и отпуск — позвольте списку задач отдохнуть вместе с вами.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector