Как навести порядок в делах и всё успевать: полный гид по системе gtd

Кармические показатели

Я тут исследования провожу на тему кармических показателей и их влияния на эффективность, как в жизни, так и в работе. Пока результаты мне сильно нравятся.
Суть проблемы обычных показателей: они всегда ставятся на период и, независимо от результата, подвергаются индульгенции (индульгенция – прощение грехов).
Например, план продаж на месяц 1 млн рублей. Если продавец сработает на 800 тыс. руб., то его, возможно, немного пожурят, или вообще слова не скажут – в принципе, 80% от плана – это неплохо. В следующем месяце выполнит 50 % плана. А потом – 120 %. Если его не успели уволить, то похвалят. Может, даже на доску почета повесят. Хотя, если разобраться, за три месяца он выполнил 83 % плана.
Индульгенция происходит автоматически, с переходом в новый отчетный период. Это настолько привычная штука, что легко проскакивает через сознание, вообще в нем не задерживаясь.

AI, Machine Learning, Big Data, Speech Recognition и другие слова, которые НЕ помогут тебе выучить английский язык

Глупо отрицать, что наличие подобных слов в описании проекта положительно влияет на получение инвестиций. Основатели одной известной на ру рынке компании даже признались в том, что им пришлось немножко соврать и упомянуть эту волшебную формулу, чтобы получить деньги от отечественного фонда.
Машинное обучение,…, Биг Дата — классные слова, которые безжалостно используются маркетологами в своих агрессивных «питчах», но оказывают ничтожно малое влияние на финальный результат.
Под катом я поделюсь простейшей методикой, которая поможет любому айтишнику заговорить на английском в кратчайшие сроки. Без «модных» слов, агрессивных маркетинговых тактик и навязчивой рекламы.

Как достичь своих целей?

Привет, Хабр! Представляю вашему вниманию перевод ранее опубликованной на Хабре статьи «How to achieve goals?».
5 жизненных советов, которые помогут вам достичь своей желаемой цели. Конечно же, не обязательно выполнять их все в указанном порядке

Но самое важное — не просто прочитать их и сразу же забыть, но и попытаться использовать их в своей жизни

1. Запишите свою цель

Все знают правило — «Если цель существует только в голове, то считайте, что её не существует». Когда мы записываем цель, то она приобретает реальную форму. И, вместе с этим, мозг начинает воспринимать записанное уже как вполне реальное и выполнимое, побуждая начать делать отложенный проект, исследовать новую индустрию, заниматься спортом и т.п.

Есть ли обязательные ритуалы GTD?

Да, их несколько.

Сбор всей информации в корзину «Входящие»

Инструментов для сбора информации много. Но всё это должно стекаться в одно место, с которым вы дальше и будете работать.

Очистка корзины «Входящие»

Один-два раза в неделю придётся пересматривать список «Входящие» и сортировать накопившееся по папкам или ярлыкам. Этот ритуал должен войти в привычку, которая формируется из понятного алгоритма действий и их систематического повторения.

У вас должен быть простой пошаговый план того, как вы проводите еженедельную уборку в вашей системе дел. Заведите календарик, в котором будете отмечать дни, когда разбирали дела. Назначьте себе приз, если, например, за 30 дней минимум 20 вы будете очищать папку «Входящие» и вычёркивать дни в календаре.

Методология GTD

В тайм-менеджменте приоритеты обычно играют центральную роль. Напротив, Аллен предлагает 2 других элемента — контроль и видение. Для их реализации Аллен использует три базовых модели:

• управление рабочим процессом;
• 6-уровневая модель обзора работы;
• естественный метод планирования.

Первая главная модель — управление рабочим процессом, используется для того, чтобы взять под контроль все задачи и поручения. Управление рабочим процессом состоит из пяти фаз (подробнее — см. в разделе «»):

1. сбор;
2. обработка;
3. организация;
4. обзор;
5. действия.

Аллен использует аналогию «высоты полёта» для того, чтобы проиллюстрировать его вторую главную модель — шестиуровневую модель обзора работы, для виденья перспективы задач и поручений. По восходящей линии:

1. текущие дела;
2. текущие проекты;
3. круг обязанностей;
4. ближайшие годы (1—2 года);
5. пятилетняя перспектива (3—5 лет);
6. жизнь.

Поднимаясь на высоту птичьего полёта, каждый может рассмотреть «общую картину» своих дел.

Аллен рекомендует еженедельный обзор по различным уровням. Виденье, полученное из этих обзоров, позволяет управлять личными приоритетами, которые, в свою очередь, определяют приоритет того, нужно ли выполнять и когда выполнять конкретные задачи и поручения, собранные во время процесса управления рабочим процессом. Во время еженедельного обзора человек анализирует контексты задач и раскладывает их по соответствующим спискам. Примерами группирования аналогичных задач является составление списка необходимых телефонных звонков или списка поручений, которые нужно выполнить в Центре. Правила формирования контекстных списков могут быть определены наличием инструмента или присутствием персоны\группы, с которыми нужно что-то обсудить или ознакомить.

Аллен подчёркивает, что первых двух моделей достаточно для получения контроля и виденья в большинстве задач и проектов. Однако, существуют некоторые случаи, которые требуют более глубокого обдумывания и размышления. Для этого используется третья главная модель — естественный метод планирования. В то время как в управлении рабочим процессом делается «горизонтальная фокусировка» на выполнении индивидуальных задач, в естественном методе планирования делается «вертикальная фокусировка» на планировании проектов и продумывании тем. Модель планирования состоит из 5 стадий:

1. определение цели и принципов;
2. виденье желаемых результатов;
3. мозговой штурм;
4. организация;
5. определение следующего конкретного действия.

GTD облегчает этот процесс, основываясь на хранении, отслеживании и использовании подробной информации, связанной с выполняемой задачей. По предположению Аллена многие из провалов, с которыми мы сталкиваемся, были вызваны недостаточным ‘первоначальным’ планированием (то есть, когда ещё выяснялось, что необходимо достигнуть и какие конкретные действия для этого необходимы)

Важно продумать это заранее, создав такую последовательность действий, которую можно будет выполнить без возвращения к планированию.
Аллен утверждает, что «система напоминания» нашего разума неэффективна и редко напоминает нам о том, что мы должны и можем сделать в данный момент и в данном месте. Следовательно, информация о «следующих конкретных действиях», контекстно связанных с данным моментом и местом, может послужить внешней поддержкой, которая гарантирует, что мы сделаем себе правильные напоминания в нужное время

Поскольку GTD основано на ведении дополнительных записей, его можно рассматривать как реализацию научных теорий distributed cognition и extended mind.

Краткое описание GTD из книги Аллена, Готов ко всему (Ready for Anything):

Асинхронное общение — вот настоящая причина, почему удалённая работа более эффективна

Перевод

Теперь асинхронную связь внедряют не только на удалёнке

Иллюстрация: Yin WeihungИсследование за исследованием вновь доказывают, что удалённые работники более продуктивны, чем их коллеги в офисе.
Только не совсем понятно, почему.
Да, люди сохраняют время (и рассудок), избегая пробок в час пик. На них не действуют отвлекающие факторы в офисе. Они обретают чувство контроля над рабочим графиком. Больше времени остаётся для семьи, друзей и хобби.
Но кроме поездок на работу, все эти преимущества не столько результат автономного расположения, сколько побочный продукт асинхронной связи — сотрудники сами решают, когда общаться с коллегами.

Почему так сложно выбрать, какое кино посмотреть (и что можно было бы сделать)

Это — ответ на пост на животрепещущую тему «что посмотреть». Автор сам напросился поднял правильный вопрос, но почему-то свел все к странной психологической аналогии «заедания стресса», заявив: «Пока вы сами не знаете, что хотите посмотреть — никто вам не поможет. Будете тупо смотреть ради психологического успокоения».
По-моему, такая постановка вопроса излишне спекулятивна. Да, она отчасти верна, в том плане, что просмотр кино — вещь спонтанная и изначально не предполагает серьезного умственного анализа в процессе этого развлечения. Киану тоже задумался, какой из своих фильмов посмотреть
Но (все написанное далее — личное мнение автора и его рассуждения) как правило, лично я могу, пусть и в собственных терминах, объяснить, что именно я хочу от фильма. А раз есть личные критерии и хотя бы качественная их оценка, к тому же существуют формализованные понятия вроде «сценарий», «режиссура», «звук», которые тоже могут быть критериями, то уже возможно построить некую модель — в виде алгоритмов, классификатора или обучения с учителем.
Я не программист и не могу продемонстрировать некий работающий метод «вотпрямщас»

Но я кинолюбитель, и постараюсь внятно сформулировать те способы осмысления и оценки кинофильмов, на которые можно обратить внимание, и сопутствующие проблемы, которые могут быть неочевидными, если их внятно не обозначить. Поскольку это ответ, теги-хабы поставил как в оригинальном посте, не бейте, пятница же.

Какие системы продуктивности существуют

Вот семь наиболее популярных существующих систем:

1. Список дел. Это самая простая система, на которой строятся многие другие подходы. Одни ведут список самых важных дел, другие список того, что делать не нужно. Попробуйте разные варианты.
2. Привычки из книги Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей»: проактивность, представление конечной цели, выполнение важных дел сначала, взаимопомощь, эмпатия, творческое сотрудничество, работа над собой. Эта книга считается одной из наиболее влиятельных книг по бизнесу. Вот краткая выдержка из неё.
3. Getting Things Done (GTD). Эта популярная методика продуктивности Дэвида Аллена, подробно описанная в книге «Как привести дела в порядок». Воспользуйтесь нашим кратким руководством, чтобы проверить эту систему на себе.
4. Дзен-система продуктивности. Её разработал популярный блогер Лео Бабаута. В первую очередь она фокусируется на привычках.
5. Канбан. Эта визуальная методика продуктивности, ставшая популярной благодаря распространению Agile-подходов в управлении. Она отлично подойдёт и для личной продуктивности, и для командной работы.
6. Метод непрерывной цепочки. Каждый день отмечайте маленькие победы и большие шаги в календаре или в приложении. Со временем у вас получится длинная цепочка дней, которую не захочется прерывать.
7. Техника Pomodoro. Чередуйте интервалы работы с отдыхом, включая таймер. Это поможет не переключаться на новую задачу, пока вы работаете над уже начатой.

Комбинируйте разные методы и инструменты, пока не найдёте тот, что поможет вам работать быстрее и лучше. Начните с системы, которая кажется наиболее подходящей и поможет справляться с вашими проблемами.

Асинхронное общение — вот настоящая причина, почему удалённая работа более эффективна

Перевод

Теперь асинхронную связь внедряют не только на удалёнке

Иллюстрация: Yin WeihungИсследование за исследованием вновь доказывают, что удалённые работники более продуктивны, чем их коллеги в офисе.
Только не совсем понятно, почему.
Да, люди сохраняют время (и рассудок), избегая пробок в час пик. На них не действуют отвлекающие факторы в офисе. Они обретают чувство контроля над рабочим графиком. Больше времени остаётся для семьи, друзей и хобби.
Но кроме поездок на работу, все эти преимущества не столько результат автономного расположения, сколько побочный продукт асинхронной связи — сотрудники сами решают, когда общаться с коллегами.

Вычитал. Хочу. Делайте

Чего только не бывает на свете. Так, пожалуй, может сказать каждый из нас. Потому что все мы ходим на работу. А там есть директор. А у директора есть интернет. И еще у него есть друзья. А еще – «друзья». А иногда – еще и неутомимое желание что-нибудь поменять.
И ведь ладно бы он зарплату нам, несчастным, поменял, да в большую сторону. Нет, он меняет всякую дурь. Дресс-код – еще не самое забавное, что бывает. В честь пятницы, 13, предлагаю устроить шабаш и вспомнить, какую дурь иногда придумывают руководители для нас, любимых, чтобы работа приносила нам не только деньги, но и кучу радости.

Практическая интерпретация метода и показателей освоенного объёма

Из песочницы

1. Введение

Методика освоенного объема (МОО) – технология обкатанная и, однозначно, эффективная. Однако, решившись ее применять, следует иметь в виду несколько явных и известных ограничений, которые сильно снижают коэффициент ее полезности её КПД.

Во-первых, применять МОО следует только после того, как прошла некоторая часть проекта (порядка 15%-20% . Эта фора необходима для того, чтобы накопилась достаточная статистика по проделанной уже работе, и показателям, входящим в методику, таким как SPI/CPI, можно было бы смело доверять.

Во-вторых, именно базовые показатели МОО не учитывают связанность проектов между собой и влияние форс-мажорных событий на результаты отслеживаемого проекта и будущих задач. Например, если ключевой разработчик внезапно заболел или неожиданно уехал по срочным делам – срываются сроки текущего проекта, а также сдвигаются сроки последующих работ, которые запланированы на него, но пока не мониторятся. В силу того, что плановые задачи находятся в категории «будущего», их показатели не измеряются. Тем не менее, случившийся сбой на них в перспективе тоже отразится.

Именно поэтому, применяя МОО на практике, следует учитывать данные риски и снимать ограничения, которые были обозначены выше. Рассмотрим этот принцип на примере некоей ИТ-компании, занимающейся реализацией проектов в интересах заказчика.

Понятно, что в одной короткой статье нельзя уместить весь спектр рисков, с которым сталкиваются в повседневной деятельности руководители проектов и производственных подразделений. Тем не менее, этот пример позволит узнать, как заранее разглядеть «грабли» заботливо разложенные реальностью, и обойти их, не сломав при этом производственные процессы.

Открытые циклы, проблема GTD решает

В 1920-х годах аспирантка из Литвы Блюма Зейгарник сидела в ресторане, как это делают многие аспиранты, размышляя о чем писать в ее докторской диссертации. Она заметила, что официанты умеют запоминать сложные приказы. Это позволило им доставить правильную еду на нужные столики и предоставлять счет после того, как клиенты закончили свое питание.

Зейгарник также заметил, что, как только заказ был завершен и оплачен, он, казалось, исчезает из вида официанта. Если клиент возвращался с вопросом о еде, которую они ели в ресторане, официанты изо всех сил пытались ее вспомнить.

Исходя из этого, Зейгарник разработал теорию: наша умственная энергия тянется к неполным задачам. Как только задача решена, мы отбрасываем ее от наших умов. Лабораторные исследования подтвердили тезис Зейгарника

Понятие о том, что наше внимание отвлекается на неполные задачи, стало известно как эффект Зейгарника

Дэвид Аллен, создатель системы GTD, называет эти задачи, которые отвлекают нас «открытыми циклами». Аллен определяет открытые циклы как:

Открытые циклы, говорит Аллен, могут быть элементами списка дел, размером с «покончить с голодом в мире» или такими маленькими, как «заменить точилку для электрического карандаша». Дело в следующем:

По существу, GTD — это система управления открытыми циклами, поэтому вы можете лучше сосредоточиться на задаче. Очевидно, что это не позволяет вам завершить все открытые циклы в вашей жизни — в конце концов, никто еще не нашел действенного решения проблемы голода в мире. Но это дает вам душевное спокойствие, что вы имеете дело со всеми открытыми циклами в некотором роде. И поскольку это делает вас более продуктивными, вы в конечном итоге закрываете их больше.

Когда вы используете GTD, каждый открытый цикл в вашей жизни будет иметь место. По сути, это шкаф для хранения всех открытых циклов. Некоторые ваши файлы (или открытые циклы) будут спрятаны от вас, чтобы вы могли вернуться к ним позже, в соответствующее время. Другие будут помещены в верхний ящик, к которому всегда открыт доступ и вы можете заняться ими как можно скорее.

Кроме того, GTD также предоставляет систему для принятия решения о том, что делать дальше. Поэтому вместо того, чтобы отвлекаться на мысль «Что мне делать дальше?», Вы всегда знаете, что предпринять в следующий раз.

Полная система GTD исследуется в книге Дэвида Аллена «Getting Things Done». Статья, такая как это, может наметить основную структуру, но этого будет более чем достаточно, чтобы вы начали.

Готовы учиться основам? Тогда давайте приступим.

Энергетический список

Каждая задача требует разного количества умственных или физических усилий. При этом непродолжительные по времени дела могут отнимать больше энергии, чем более длительные. Суть этого метода в том, чтобы распределить все задачи по требуемым усилиям и браться за них в зависимости от своего самочувствия.

Как это работает

Составляя список дел, разбивайте все задачи на три категории: тяжёлые, средние и лёгкие. Первые — это всё, что требует максимальной концентрации и напряжения, вторые — обычные дела, последние — простая рутина, выполняемая почти на автомате. Приступая к работе, оцените уровень сил и выбирайте подходящую задачу.

• Уровень: любитель.
• Плюс: отговорки не работают, ведь независимо от количества времени и энергии всегда есть чем заняться.
• Минус: требуется самодисциплина. Когда вы полны сил, нужно браться за сложные дела, а не отказываться от них в пользу лёгкой рутины.

Кармические показатели

Я тут исследования провожу на тему кармических показателей и их влияния на эффективность, как в жизни, так и в работе. Пока результаты мне сильно нравятся.
Суть проблемы обычных показателей: они всегда ставятся на период и, независимо от результата, подвергаются индульгенции (индульгенция – прощение грехов).
Например, план продаж на месяц 1 млн рублей. Если продавец сработает на 800 тыс. руб., то его, возможно, немного пожурят, или вообще слова не скажут – в принципе, 80% от плана – это неплохо. В следующем месяце выполнит 50 % плана. А потом – 120 %. Если его не успели уволить, то похвалят. Может, даже на доску почета повесят. Хотя, если разобраться, за три месяца он выполнил 83 % плана.
Индульгенция происходит автоматически, с переходом в новый отчетный период. Это настолько привычная штука, что легко проскакивает через сознание, вообще в нем не задерживаясь.

30 лайфхаков чтобы пройти онлайн-курс до конца

Перевод

Многим тяжело сосредоточиться во время онлайн-обучения. До конца курса доходят несколько процентов от тех кто начал. Предлагаем 30 лайфхаков, которые хоть чуточку помогут вам в пути.
У всех это было. Вы записываетесь на онлайн-курс, который вас очень волнуют. Вы наконец-то научитесь программировать, или освоите новую дизайнерскую программу. Возможно, как и мне, вам предстоит пройти еще один курс по финансам, прежде чем вы почувствуете, что полностью закончили свое бизнес-образование на базе массовых открытых онлайн-курсов (МООС). Но вы все время откладываете это.
Возможно, у вас получается войти в курс и начать работу, но в середине первой видеолекции вы замечаете, что на почту пришло новое письмо, или кто-то написал комментарий на Хабр. Не успеваете оглянуться, как вас засасывает в водоворот, который мы называем Интернетом. Видеолекция заканчивается, а вы понятия не имеете, что сказал профессор.
Звучит знакомо? Да, я знаю, что это такое.
Я закончила более 25 MOOC и делала свой курс. Некоторое время назад я попросила сообщество моих учеников помочь составить окончательный список всех советов, трюков и хаков, которые они используют, чтобы оставаться вовлеченными во время обучения в интернете. Вот что мы придумали.

Примечания

Кто такие шизоиды, где они обитают, и почему вам может быть полезно о них узнать

Основные стереотипы о шизоидах в одной картинкеSynopsis: шизоид — не диагноз, это тип характера. Существуют шизоиды, имеющие психические заболевания (как существуют истероиды, эпилептоиды, сварщики, мужчины и женщины, дети и бухгалтеры, имеющие диагнозы из области психиатрии), но далеко не каждый шизоид (мужчина, бухгалтер, сварщик и т.д.) — болен.
Сам этот характер довольно тяжело описать одновременно коротко и корректно. Некоторые называют их «гиками», «интровертами», «чудаками», «ботаниками», «хикканами», «эксцентричными», «нердами», «компьютерными гениями», и все эти характеристики в той или иной мере имеют отношение к, собственно, шизоидам, но ни одна из них не является определяющей.
Проще всего шизоида описать через динамику его внутренних процессов, но такое описание займёт слишком много места, поэтому ограничимся простым (и неточным определением): для целей этой статьи шизоид — это человек, имеющий внутренний конфликт по поводу желания близости и потребности сохранить свою независимость, и решающий этот конфликт через отказ от контактов с внешним миром в пользу погружения в мир собственных фантазий и абстрактных построений.
Большая часть литературы, посвящённой шизоидам, имеет клиническую направленность и описывает достаточно тяжёлые случаи шизоидизации, а в рамках этого текста я хотел бы рассказать о здоровых шизоидах, коих среди нас присутствует достаточно для того, чтобы их особенности имели значение в контексте трудовых отношений, управления и маркетинга.