Чек-лист: что это такое, для чего он нужен? примеры и особенности создания чек-листов

Содержание чек-листа

Каково должно быть содержание чек-листа? Здесь, всё не так уж и сложно. Для начала определитесь, где Вы будете его составлять. На компьютере, или просто используйте обычную бумагу в формате A4. Структура содержания чек-листа простая. Перечислю основные моменты, которые должны быть отражены в чек-листе:

1. Не пишите слишком длинные предложения. Лучше всего использовать короткие вопросительные фразы.
2. Разделите чек-лист на два раздела. В одном разделе нумерация задания, и записано само название задания, а во второй части таблицы, рекомендуют ставить отметки, по мере того как Вы его выполните.

Есть ещё один вариант, более простой с использованием интеллект карт. Они помогают составить чек-листы за считанные минуты, особенно если использовать в этом деле специальные программы. О том, как за несколько минут составлять интеллект карты, показано в статье на блое, можете прочитать ее. В статье есть и видео, в котором пошагово показано, как делать интеллект карты.

Варианты использования чек-листов

Как верно было написано у С. Куликова в «Тестирование программного обеспечения. Базовый курс»

— и во многих случаях действительно прекрасным инструментом и для разработки, структурирования проверок и для многих других задач QA специалист может использовать чек-листы. Давайте рассмотрим поподробнее некоторые варианты:

Ad-hoc/Исследовательское тестирование — структуризация идей и задач в случае проведения таких видов тестирования+ отметка для себя о том, что уже проверено.
Тестирование на основе чек-листов — довольно популярный метод создания тестов, основанный на опыте, при котором опытный тестировщик использует высокоуровневые списки. Список в данном случае содержит пункты, которые нужно отметить или запомнить, или состоит из набора правил или критериев, согласно которым верифицируется нужный программный продукт. 
Mind Maps — несмотря на то, что чаще всего чек-лист выглядит как перечень блоков, секций, страниц, других элементов, которые следует протестировать, он может быть и визуализирован в виде майнд карт. А еще их можно не только составлять самим, но и находить уже готовые, что позволит сэкономить время и посмотреть на задачи проверок свежим взглядом.
«Групповое» тестирование — фичи, сложные задачи, командная работа, во всех этих случаях можно использовать списки для синхронизации проверок в группе, работающей над одной задачей.
Приемка задач — и в этом контексте мы можем говорить и про визуализацию стадий тестирования, и про визуализацию готовности взятия задачи в работу. В первом случае мы можем составить список, пример которого можно найти, например, тут

Во втором случае мы можем создать, например, чек-лист в таске в Jira, который будет требовать наличие документации, макетов, информации об окружении и прочей важной информации для перевода задачи в статус Testing.
Информирование менеджмента — зачастую проще выслать ссылку на постоянно обновляемый чеклист, который покажет процент выполнения, чем ежечасно отвечать на вопросы в духе “А когда? А сейчас уже проверили?”
Помощь коллегам — конечно, TDD и прочие крутые практики это хорошо, но иногда может быть достаточно и просто отправить разработчику список проверок, которые предварительно составили по конкретной задаче, чтобы он проверил, ничего ли не упущено. Особенно хорошо работает, если разработчик на проекте недавно или джуниор уровня.
Матрицы трассируемости — по сути основой этой матрицы и будет служить чек-лист

Подробнее о примере, можно почитать, например, тут.
Планирование тестирования — один из вариантов составления тест-планов, который вполне имеет место.

Конечно, это не весь список возможностей, но уверена, что-то из этого многие смогут применить у себя на проекте, особенно в небольших командах.

Правила составления чек-листов

Прежде чем приступить к созданию своих чек-листов, ознакомьтесь с приведенными ниже рекомендациями. Это не аксиомы, но соблюдение этих правил сделает ваши списки максимально удобными и эффективными.

Один пункт — одно действие. Попытка удержать в голове сразу несколько операций неизбежно снижает концентрацию.

Нет:	Да:
Разместить анонс в Twitter и Facebook.	Разместить анонс в Twitter.
	Разместить анонс в Facebook.
Отшлифовать и отполировать.	Отшлифовать.
	Отполировать.

Понятные и конкретные формулировки. Если вам каждый раз приходится вспоминать, что имелось в виду в том или ином задании, значит оно сформулировано неудачно. Критерий здесь следующий: если по вашему чек-листу будет работать другой человек, сможет ли он понять, о чем идет речь?

Нет:	Да:
ЧПУ!!!	Подобрать для всех файлов ЧПУ-названия.
Пиксели.	Нет ли прозрачной рамки из пикселей вокруг иллюстраций?
Не слишком?	Не слишком ли густой лак?
Let’s Mortal Kombat begin!	Запустить рендеринг.

Без деталей. Если вы составляете чек-лист для себя, перечисляйте лишь сами действия. Любые подробности (о которых вы и без того помните) будут только отвлекать и создавать «информационный шум». Если ваши чек-листы предназначены для других людей, можно вкратце уточнить, для чего нужен тот или иной пункт и как его выполнить.

Для себя:	Для других:
Проверить готовность варенья.	Проверьте готовность варенья. Капните им на сухую тарелку: если капля не растекается, варенье готово.
Указать контактные данные.	Укажите свои контактные данные на случай, если журналисты захотят что-нибудь уточнить.
Продублировать содержание видеороликов текстом.	Продублируйте содержание видеороликов текстом. По статистике только 10% посетителей открывают видео.
Проверить синтаксис CSS.	Проверьте синтаксис CSS на ошибки. Для этого воспользуйтесь сервисом jigsaw.w3.org.

Борьба с механическим выполнением. Главный враг чек-листов — это небрежное выполнение заданий и расстановка галочек «на автомате».

Если вы столкнулись с чем-то подобным, переформулируйте проблемные задания так, чтобы максимально «включить осознанность». Для этого используйте в формулировках различные физические действия: записать, скачать, потрогать, сказать и т. д. Иными словами, составляйте задания так, чтобы их выполнение можно было проверить со стороны. Этот же принцип важен и для контроля чужой работы.

Нет:	Да:
Придумать пять вариантов заголовка.	Записать пять вариантов заголовка.
Проверить, все ли документы на месте.	Проверить документы по списку.
Еще раз все осмотрите и убедитесь, что номер убран.	Сфотографируйте номер.
Прочитать текст.	Прочитать текст вслух.

Профилактика ошибок. По возможности старайтесь не просто находить ошибки, а предотвращать их появление.

Нет:	Да:
Проверить, не слишком ли большие иллюстрации использованы.	Уменьшить иллюстрации.
Не подгорела ли каша?	Непрерывно помешивать кашу до готовности.
Не слишком ли горячая вода?	Нагреть воду до 50°C.

Группировка заданий. Используйте в больших чек-листах разделы и подзаголовки: это сделает их более упорядоченными и понятными.

Нет:

Да:

Результат, а не действие. Очень часто в чек-листах лучше указывать ожидаемый результат, а не действие. Это снижает риск небрежного выполнения.

Нет:	Да:
Протереть пыль.	Пыли на мебели не видно.
Установить на сайте социальные кнопки.	На сайте используются социальные кнопки.
Накормить кота.	Кот сыт и доволен.

Тестируйте. Если вы составили чек-лист для себя, вам в любом случае придется его проверить. Если чек-лист предназначен для других людей (например, ваших сотрудников), протестируйте его перед тем, как окончательно отдавать в работу. Пройдитесь вместе с исполнителями по всем пунктам и убедитесь, что все идет как надо.

История чек-листов

В 1935 году в США во время испытаний разбился бомбардировщик Boeing B-17. Как показали расследования, катастрофа произошла из-за ошибки командира экипажа Питера Хилла: он был плохо знаком с особенностями новой модели и перед взлетом не проверил стопор рулей. Увы, новый самолет оказался слишком сложным (его называли «Летающей крепостью») и пилот просто не мог удержать в голове все детали, о которых следовало помнить.

Место крушения бомбардировщика Boeing B-17 ( 30 октября 1935 )

Остальные летчики, принимавшие участие в испытаниях, предложили оригинальное решение проблемы. Они составили несколько проверочных списков (для подготовки к взлету, для подготовки к приземлению и т. д.), которыми должны были бы пользоваться все испытатели новой модели. Благодаря этой находке, дальнейшие испытания бомбардировщика прошли без серьезных инцидентов.

Пилот авиалайнера Douglas DC-10 проверяет самолет

Вскоре чек-листы стали общепринятым стандартом в авиации, а затем начали массово использоваться и в других областях.

Где создавать чек-листы

В этом разделе мы рассмотрим несколько способов создания и оформления рабочих чек-листов: от самых простых и доступных, до сложных и «продвинутых». Что конкретно выбрать — зависит от ваших задач и личных предпочтений.

На бумаге

Если вам приходится работать без компьютера и смартфона, на помощь придет старый проверенный метод — лист бумаги и карандаш. Здесь есть три варианта:

Обычный список. Это самый простой, однако вполне рабочий вариант. Вам нужно всего лишь записать задачи на любом листе бумаги, а потом вычеркивать их по мере выполнения. Недостаток этого способа в том, что список задач перед каждой работой приходится составлять заново.

Список-матрица. Это «многоразовая» версия обычного списка. Суть ее в том, чтобы напротив каждого задания рисовать сразу несколько чекбоксов или просто оформить весь список в виде таблицы. Для создания таких чек-листов лучше брать бумагу в клеточку.

Распечатка. Третий вариант — заранее распечатать уже оформленный на компьютере чек-лист. Лайфхак: если под рукой нет специальных программ для чек-листов, создайте в текстовом редакторе маркированный список, а в качестве маркеров установите белые квадраты или кружочки:

На компьютере

Если компьютер доступен, но вы по каким-то причинам не можете пользоваться интернетом, обратите внимание на следующие варианты:

Обычный текстовый файл. Если вы не придаете значения внешнему виду чек-листа, то можете создать его в абсолютно любом текстовом редакторе (например, в «Блокноте»). Составьте список заданий, а после выполнения удаляйте их или помечайте словом «Ок».

Электронные таблицы. Более продвинутый вариант — таблица в Excel или LibreOffice Calc. При желании такие чек-листы можно даже сделать интерактивными: добавить настоящие чекбоксы, подсчет процента выполненной работы, прогресс-бари т. д.

Программы-органайзеры. В таких программах уже есть интерактивные списки задач, из которых легко можно сделать чек-листы. Создайте в органайзере отдельную категорию (папку, проект и т. д.) и разместите в ней список заданий. Чтобы они шли по порядку, их нужно перенумеровать и упорядочить по алфавиту.

Ментальные карты. Чек-листы можно оформить и в виде ментальных карт (с помощью xMind, Freemind и других подобных программ). Такие списки выглядят очень наглядно.

В интернете

При наличии интернета возможностей для создания чек-листов становится еще больше. Перечислим лишь некоторые варианты.

Google Forms. Очень простой, удобный и приятный для глаз вариант. Созданные в Google Forms чек-листы можно открывать по специальной ссылке с любого устройства, а результаты их заполнения собирать в отдельную электронную таблицу.

Maxdone. В этом онлайн-органайзере можно прикреплять чек-листы к любым задачам. У Maxdone есть не только веб-версия, но и версии для смартфонов, поэтому ваши списки будут всегда под рукой.

Checklists.expert. Это, наверное, самый известный в Рунете сервис для работы с чек-листами. Здесь есть простой визуальный конструктор, возможность создавать приватные и публичные чек-листы, возможность их распечатывать и скачивать в PDF-формате.

Evernote и Google Keep. Предназначены для создания и хранения заметок, но в эти заметки можно вставлять и свои чек-листы. Затрудняемся сказать, насколько они удобны, но если вы уже пользуетесь этими сервисами, вам наверняка стоит рассмотреть и такой вариант.

Чек-лист в Evernote Чек-лист в Google Keep

Trello. Этот популярный сервис управления проектами отлично подходит и для работы с чек-листами. Создавать их очень легко: достаточно скопировать и вставить в карточку какой-нибудь список, например, из электронных таблиц. В самих чек-листах можно использовать разметку Markdown и ссылки на другие карточки Trello.

Все перечисленные выше варианты предназначены скорее для индивидуальной работы или небольших команд. Что же касается крупных компаний, то здесь чек-листы чаще всего внедряют в рамках различных CRM-систем (Битрикс24, Мегаплан и т. д.), где уже хорошо продуманы и контроль, и учет, и совместная работа. Чтобы узнать подробности, обратитесь к справочным материалам по конкретной CRM или в поддержку.

Таск-мессенджеры для чек-листов

Иногда таблиц Google и аналогов не хватает. Если над проектом по одному и тому же чек-листу работают несколько специалистов, им нужно взаимодействовать: обсуждать задачи и возникшие сложности, искать пути решения. Лучше, чтобы работа и обсуждение проходили в одном окне.

В таких случаях помогут таск-мессенджеры. Вот самые удобные из них.

Если нужно — добавляем медиафайлы, справочные или методические материалы

К каждому чек-листу можно прикрепить несколько исполнителей.

Отправляем приглашения — и рабочая группа собрана

Создаём чек-лист, назначаем ответственных

Минус один, но серьёзный: нет вложенности. Нельзя добавить варианты ответов по пунктам. Зато можно создать в каждой карточке по несколько отдельных чек-листов — каждый из них станет логическим блоком единого чек-листа. Либо даже сделать пунктом чек-листа целую карточку (карточки здесь можно группировать на отдельных «досках»).

Это удобно: несколько кликов, и не нужно расписывать всё вручную.

Если кликнем по любой из задач, появится окошко с соответствующей частью чек-листа

Если пользуетесь Мегапланом или Битрикс24 — создавайте чек-листы прямо там:

Как сделать чек-лист в PDF формате

Для того чтобы сделать PDF чек-лист, нам нужно создать презентацию microsoft powerpoint.  Для этого нажимаем правой кнопкой мыши на пустом экране монитора, появится окно. В окне жми: «Создать» потом на «Презентация microsoft powerpoint» 

Если у вас нет PowerPoint,  то скачайте бесплатно для Windows — Здесь

На рабочем столе появится вот такой ярлычок. 

Нажимаем на него, и сразу откроется программка.

В ней мы будем работать

Здесь необходимо создать слайд в соответствии с одним из предложенных макетов. Можно менять дизайн, или зайдите в яндекс — поиск и наберите там «microsoft powerpoint слайды» и скачайте которые нравятся вам.

Здесь есть хорошие слайды, выбор большой. Поиграйте с редактором, заголовок и всё остальное двигаются мышкой и всё что угодно можно изменить. Здесь так-же работать, как и во всех текстовых редакторах. Если что не понятно, то у меня есть статья с описанием работы в редакторе:    «Как написать статью в ВКонтакте». 

Текстовые редакторы везде и во многом похожи.

Как создать чек лист

Если речь идет о списке повседневных дел, то здесь нет ничего сложного. Вам всего лишь нужно подумать о том, что вам надо сделать в первую очередь, а что может подождать. При необходимости, можете указать предполагаемое время решения поставленной задачи.

Итак, как сделать чек лист? Это зависит от целей его написания, а также от сферы применения. Но чтобы сформировать нужный документ, нужно руководствоваться такими простыми подсказками:

• определить разновидность чек-листа;
• разделить документ на 3 графы: номер п/п, название и условия задачи, результат выполнения задания;
• все пункты краткие, лаконичные, но понятные;
• один чеклист должен иметь от 5 до 20 пунктов (если их больше, то лучше разбить одно задание на несколько этапов, а для каждого из них составить отдельный check list);
• пункты плана должны располагаться в логической последовательности;
• можно добавлять дедлайны (временные ограничения) для повышения эффективности работы.

Это еще не все аспекты, которые касаются вопроса, как составить чек лист. Если вы создаете его на электронном носителе, то постарайтесь сделать так, чтобы план помещался на одном листе текстового редактора. Также нужно постараться создать файл таким образом, чтобы и на телефоне, и на планшете, и на компьютере вы могли просмотреть его без прокрутки.

На заметку. Не стоит прописывать в вашем документе абсолютно все до мельчайших подробностей. Обозначьте самые основные, нужные и важные моменты, записав детали «между строк».

Как оформить чек лист? Внешнее, то есть, графическое оформление такого документа. Для него рекомендуется использовать не больше 2 цветов. Чтобы выделить основные моменты в тексте можно применять заглавные и курсивные буквы

Это будет лучше, чем использовать разноцветную палитру, которая делает текст пестрым, и отвлекает внимание от его сути

Образцы и примеры чек-листов

То, как выглядит чек-лист, зависит от сферы его применения. Давайте рассмотрим несколько простых примеров, которые помогут вам понять все особенности этого документа.

Так, возьмем за основу образец чек-листа для сбора школьного портфеля ребенку. Что ему может понадобиться в первую очередь:

• учебники;
• тетрадки;
• пенал;
• ручки;
• карандаши (простые или цветные);
• альбом для рисования;
• акварели или гуашь;
• кисточки;
• ластики.

Этот список можно продолжать еще очень долго. На каждый школьный день ребенку могут понадобиться другие предметы и инвентарь, поэтому списки можно оформлять тоже ежедневно.

Другой пример чек-листа, но уже для сферы бизнеса. Направление деятельности компании: разработка и распечатка визитных карточек. Пример чеклиста:

• разработка дизайна визитки;
• согласование всех аспектов относительно оформления с заказчиком;
• печатание визитных карточек;
• отправка товара покупателю.

Здесь поэтапно расписаны все шаги, которые необходимо сделать работникам фирмы для совершения успешной сделки с клиентом. Возле каждого пройденного этапа ставится галочка или крестик, как отметка того, что действие выполнено. Возможна также постановка дат и времени, когда были сделаны те или иные шаги.

Таким образом, мы изучили, как правильно составить чек лист, и что это вообще такое. Данный документ можно назвать списком, планом, ежедневником, шпаргалкой, подсказкой – как угодно. Но суть остается прежней: чеклист значительно облегчает повседневную жизнь, а также способствует успешному ведению бизнеса – реального и виртуального.

3 — Работа с фотографиями

Последнее время на всех проектах стали использовать фотки с инстаграма. Их много, они уникальные. Мы их подписываем в надежде получить поменьше авторских пиздюлин в возможной перспективе.

1. Подбираются фотографии для статьи по контексту. Если в инсте не оказалось — используются гуглофотки. Используем все наш же плагин из навозницы, который позволяет работать с фотками в родном медиа-редакторе wordpress.
2. Обязательное использование коллажей из нескольких фото
3. Подбираете фото-галерея (если уместно по теме). Плагин который все подтягивает из инсты и формирует галерею автоматом.

В чем делать чек-листы: Google Sheets и аналоги

Мы рекомендуем использовать Google Sheets. В них всё просто, функционально и наглядно. И бесплатно.

Одна из наших таблиц

Обычно этот способ подходит для студий и компаний, в которых работает до 50 специалистов. В идеале — 20-30.

Аналоги Google Sheets:

Интерфейс не самый простой — надо потратить час-другой, чтобы разобраться. Зато функционал хороший, а облачная версия сервиса бесплатна.

Так выглядит часть информационного чек-листа по составлению офферов в «Эксперте»

Если речь идёт о простейших процессах (например, о размещении статьи в блоге) — достаточно распечатать чек-листы и раздать их сотрудникам.

Каким должен быть хороший чек-лист

Надо держать в голове две вещи:

• Ваша задача — создать слаженный механизм, когда каждый сотрудник понимает, что и как делать поэтапно.
• Все пункты чек-листа должны быть взаимосвязаны. Нельзя наваливать в таблицу всё подряд без внятной системы.

Чтобы создать рабочий чек-лист, нужно сперва разложить каждую из операций на составляющие. Выпишите все действия, которые вы совершаете, вплоть до самых малозначимых. Можно сделать это в майндкарте, а потом оформить в чек-лист — так удобнее.

1. Структурируйте по порядку действий. Например, от простого — к сложному, от общего — к частному.
2. Разделите на отдельные этапы. Для аудита контекстной рекламы этапы могут быть такими: проверка настроек аккаунта, параметров РК, групп объявлений и отдельных объявлений, ключевых слов.
3. В каждом пункте — только одно действие. Если оцениваете шапку сайта — выпишите отдельные пункты про высоту шапки, наличие и размер логотипа, информативность, вид телефонного номера и т.д. Ключевые действия можно выделить жирным шрифтом.
4. Обозначайте только конкретные действия и возможные (допустимые или недопустимые) варианты результатов, к которым они приводят. Теория не нужна — чек-листы не для этого.
5. Сделайте чек-лист максимально понятным для сотрудника. Используйте чёткие, лаконичные и ёмкие формулировки.

Пример чек-листа в работе

В идеальном случае сделать 10-20 типовых чек-листов можно за пару дней, и увидеть первые результаты от внедрения уже на этой неделе. Но так получается редко. Настройтесь на то, что внедрение чек-листов будет долгим. Их нужно разработать (или скачать готовые), протестировать на практике. Скорее всего — несколько раз отредактировать. И окончательно утвердить только после того как они докажут свою эффективность.

В каких случаях стоит работать по чек-листам

Обычно по чек-листам выполняют задачи, которые состоят из множества отдельных шагов. Например:

• Мероприятия по уборке (квартиры, офиса, рабочего места).
• Подготовка к важным событиям (к выступлению, отпуску, свадьбе, командировке).
• Регулярный уход (за питомцами, техникой, автомобилем).
• Аудиты и профилактические осмотры (машины, компьютера, сайта).
• Создание продукта (мебели, одежды, сайтов, статей).
• Оказание услуг (доставка товаров, организация праздников, проведение семинаров).

Об использовании в своей работе чек-листов стоит задуматься в следующих случаях:

• Если есть риск забыть о каком-нибудь этапе.
• Если часто возникают ошибки, которые можно было бы предотвратить.
• Если в процессе работы вы часто задумываетесь о том, что делать дальше.

Чек-листы подходят и для разовых мероприятий. Например, перед походом в магазин люди часто составляют список покупок, а перед поездкой на море — список вещей, которые хотят взять с собой. На самом деле, все крупные задачи лучше разбивать на отдельные шаги, чтобы облегчить их выполнение (этот процесс называется декомпозицией).

Но максимальную пользу приносят чек-листы, предназначенные для повторяющихся задач. В этом случае их можно постоянно дорабатывать и совершенствовать, а время на их составление окупается с лихвой.

чек-лист: как избавиться от прокрастинации и завершать все дела вовремя (10 простых шагов)

• 11 507
• 41

• 11.07.2020
• К.Лапшина
• Управление Проектами

Катерина Лапшина

Об Авторе:

Автор — Катерина Лапшина, коуч, эксперт по образу мышления и повышению личной эффективности предпринимателя через работу с убеждениями, привычками и семейно-родовыми отношениями.

Катерина — специалист по поведению, сертифицированный коуч и консультант по семейным отношениям, автор 5 книг и 8 тренинговых программ. Получила биологическое образование МГУ.

Благодаря внимательному и научному подходу к выработке новых привычек и моделей поведения, клиенты Катерины всегда достигают своих целей, раскрывая свои сильные стороны, управляя своими эмоциями и оставаясь собой.

Хорошо, и сколько это стоит?

     Стоимость зависит от выбранного Вами пакета:

Пакет «Базовый» — стоимость 2000 рублей.

   Включает в себя:

• Возможность распечатать или скачать чек-лист в PDF в 1 клик
• Чек-лист длиной до 20 пунктов (примерно 5000 — 6000 символов с учетом пробелов)
• Выполнен в виде отдельной странички на нашем сервисе, доступной по уникальной ссылке (без ограничения по времени)
• Возможность разместить в чек-листе кликабельные ссылки на Ваш сайт или страничку в социалке или на любой другой сайт в интернете.

Пакет «Эксперт» — стоимость 4000 рублей.

   Включает в себя все возможности «базового» и «расширенного» + дополнения:

• Возможность разместить (встроить) чек-лист прямо на Вашем сайте в виде iframe
• Возможность создать страничку-визитку «Эксперта», в которой будет Ваше фото, описание Вашей деятельности и ссылки на все Ваши публичные чек-листы
• Срок действия аккаунта — 3 месяца, а после этого срока — абонплата в 300 рублей ежемесячно.