Коммуникации внутри компании: как добиться их эффективности

Успешная коммуникация: как влиять на людей?

Основные правила успешных переговоров, влияния на людей:

Основное правило влияния. Единственный способ побудить человека к действию — вызвать у него желание сделать необходимое, заинтересовать. В продаже называется «язык выгоды», нужно уметь показать покупателю, чем полезен для него конкретный товар, не только сообщать о характеристиках. Это применимо ко всем сферам жизни.

Обмен мыслями. Подвести человека к решению — пусть собеседник считает ваши мысли своими. Такого эффекта можно добиться наводящими вопросами, позволяющими приблизить человека к нужному решению. В итоге, возникает потребность в информации, услуге, знаниях.

Понимание потребностей человека. Посмотреть на мир глазами другого человека — нужно понять собеседника, его внутренний мир, интересы, переживания, чтобы помочь найти выход, решение для ситуации, если у вас есть подходящий вариант

Даже в работе — продавец решает задачи клиента, а свои — во вторую очередь, только так общение будет эффективным.
Важно понять ценности человека — ищет экономию времени, комфорт, безопасность, уверенность в завтрашнем дне, — использовать их в беседе, переговорах.

Готовность к признанию ошибок. В спорных ситуациях будьте готовы признать свою вину — это может быть в бизнесе и личной жизни, для сохранения хороших отношений нужно уметь извиняться, признавать свои ошибки, в таком случае негативно настроенного человека можно вернуть на свою сторону, даже клиенты, которые столкнулись со сложностями в процессе работы, будут продолжать сотрудничать с компанией, зная: их понимают, вопросы решают.

Основное правило убеждения

При желании донести своё мнение, уточнить данные, получить согласие в определённом вопросе следует придерживаться следующей формулы:Шаг 1 — согласие с точкой зрения человека, хотя бы частичное.Шаг 2 — союз «и», и в тоже время.Шаг 3 — логические доводы, уточнение вопроса.Шаг 4 — повторный вопрос, проверка реакции.
Этот цикл рекомендуют использовать при заключении сделок, общении с людьми при определённых непониманиях, желании изменить мнение человека. Он позволяет человеку принять спокойнее другую точку зрения. Даже подросток в отношениях с родителями и наоборот, успешно может использовать формулу убеждения.

Инсценировка идей. Как известно, люди воспринимают не только информацию на слух, но и зрительно, часто рекомендуют использовать в общении наглядные материалы — цифры, таблицы, отзывы. Расписать 2 продукта для сравнения, посчитать всё совместно с клиентом, так составные продукта будут понятнее, вовлекать его в процесс обсуждения.
Можно показывать наглядные примеры, когда-то был обычай проверять кожаные изделия, подпаливая их. Если уверены в продукте, стоит продемонстрировать его достоинства. Такая демонстрация подействует сильнее слов и доводов. С детьми рекомендуют делать всё в игровой форме: убирать комнату (играя в паровозик), изучать новые слова, показывая игрушки, готовить, играя в «дочки-матери», так информация становится легче, а процесс уборки, обучения — приятной игрой.

Сделайте вызов, стимулируйте конкуренцию. Этот метод воздействия известен с советских времён — какая бригада показала лучшие результаты, постоянная борьба за достижения, поощрения победителей соц. соревнований. В США такие методы также практикуют, любая фирма может улучшить показатели, установив показатели и награду за перевыполнение лучшим сотрудникам.
При невозможности материального поощрения можно использовать и словесную похвалу и вызов. Так, если друг боится сменить работу, можно немного подтолкнуть его: «Ты же не хуже других, не трусь, всё получится…»Тут важно понять, кому подойдёт встряска, а кому нужнее поддержка.

Получение согласия в начале разговора, принцип множественного «да». Для успешных переговоров используют также следующий принцип — задают вопросы, на которые точно будет ответ «да», что позволяет настроить собеседника на позитивную волну взаимопонимания. Дальше обсуждаются варианты решения вопроса, ищут способ решения потребности, которая выявлена.

Автоматические модели поведения. В рекламе и маркетинге часто используют исследования по автоматическим принципам поведения, принятия решений о покупке. Есть определённые стереотипы, которые часто срабатывают у клиента.

Убеждение и влияние

Деловая речь и его отличительные характеристики

• Эмоциональность.
• Точность и логичность.
• Отсутствие штампов, сленга и слов-паразитов.
• Использование синонимов, антонимов, омонимов. Для яркости выступления добавьте фразеологизмы, пословицы и поговорки.
• Правильная расстановка ударения.
• Громкость речи.

Для достижения заветной цели работайте над убедительностью речи. Запишите свою речь на видео или диктофон. Прослушайте и устраните неточности. Проговаривайте тексты перед зеркалом ежедневно по двадцать минут. Такая практика поможет избавиться от ненужных слов, жестов и движений.

В процессе общения важно так изложить информацию, чтобы собеседник принял ее и согласился с ней. Поэтому используйте следующие психологические приемы для убедительности деловой речи:

• Установите доверительные отношения с партнером.
• Говорите с человеком на понятном для него языке.
• Позвольте себе быть неидеальными. Отсутствие недостатков настораживает людей.

Но главное – постоянно совершенствуйте свое речевое поведение. Чем выше человек по статусу, тем лучше развиты его коммуникативные навыки. Поэтому для достижения успеха развивайте навыки деловой коммуникации.

Различные стили коммуникации и предпочтения

Коммуникация не удается по ряду причин, среди которых одна из главных — различие
стилей, культур и предпочтений. Хотя вообще-то это данность, а не проблема. Деловым
людям просто необходимо обладать отличными навыками общения.

Личностные стили и предпочтения в коммуникации можно расположить на осях координат
следующим образом: прямой против непрямого и ориентированный на задачу против ориентированного
на человека.

Четыре стиля коммуникации и типы личности:

1. Прямой и ориентированный на задачу: директора, менеджеры, президенты.
2. Прямой и ориентированный на человека: продавцы и пиарщики.
3. Непрямой и ориентированный на задачу: бухгал терия и технический персонал.
4. Непрямой и ориентированный на человека: менеджеры по персоналу и административный
   персонал.

В каждом коллективе должны присутствовать все типы личности и стили коммуникации
(см. табл. 4.1). Это обобщенные категории, в действительности отношения, стили и предпочтения
в коммуникации пересекаются и комбинируются. Но таблица напоминает об их разности.
Помните, что различие — это данность, а не проблема.

Признание желаний и потребностей других людей

Одна из самых главных задач, перед практикующими эффективную коммуникацию заключается в том, чтобы быть способным признать желания и потребности других людей без того, чтобы оценивать их.

Чаще всего, когда мы слышим то, чего хотят другие мы автоматически реагируем: «Ты не хочешь этого, ты не должен этого хотеть, ты слишком многого хочешь, это глупо, необязательно, неправильно и и т.д».Мы чувствуем, что намного легче спорить с ними относительно того, к месту или не к месту их потребности, нежели разбираться со своим внутренним переживанием относительно этого.

Кажется, что раз ты признал их желания или потребности, то ты должен что-то сделать, чтобы им соответствовать, чего ты делать не планируешь.Важно понимать, что принятие потребностей и желаний других людей не означает того, что мы должны что-то делать для их реализации. Намного более важно для нас всех то, что наши чувства, желания и потребности услышаны и поняты

Как именно они в конце концов будут удовлетворены — это уже вторично

Намного более важно для нас всех то, что наши чувства, желания и потребности услышаны и поняты. Как именно они в конце концов будут удовлетворены — это уже вторично

Маршалл Розенберг – американский психолог и создатель метода Ненасильственного Общения – способа коммуникации, позволяющего людям донести друг до друга информацию, необходимую для мирного разрешения конфликтов и разногласий. Он также является основателем и директором образовательных программ Центра Ненасильственного Общения – международной некоммерческой организации

Маршалл Розенберг — о благодарности 

Отрывок из мастер-класса Маршалла Розенберга, основателя метода ненасильственного общения, о том, как влияет похвала и комплименты на отношения между людьми, а также как принимать благодарность и благодарить искренне.

ХОРОШИЕ КНИГИ 

Коммуникация – это не просто общение…

Корни основного понятия восходят к латинскому слову «communication», которое появилось благодаря другому слову – «communicare». Первое означает «сообщение, связь», а второе – «сообщать, связывать, делать общим».

Общий смысл, казалось бы, понятен, однако вот это первоначальное значение по ходу времени и развития общественного взаимодействия неизбежно изменилось. Изменилось и приобрело несколько иную окраску, послужившую базой для дополнительных толкований.

С другой стороны, есть этимология «communication», восходящая к понятиям сообщества, объединения, занимающим особое место в системе социально-философских теорий и гуманитарных дискурсов (это как?). В этом ракурсе объединения, общества и сообщества рассматриваются либо как цель, либо как условие для удавшейся коммуникации.

Что касается философии, то вопросы коммуникации становятся особо актуальными лишь в начале XX века. Такая «запоздалая, но последовавшая» реакция общества на эту тему объясняется резким обострением социальных проблем и необходимостью их решения.
И как раз в этот период происходит конкретизация смысла рассматриваемого термина.

В сухом остатке получаем простой и понятный тезис:

Такое определение наиболее точно отражает суть коммуникации и считается официальным, однако с учетом различных ракурсов существуют и другие формулировки, среди которых самыми распространенными являются только две.

В первой коммуникация трактуется как основной механизм, позволяющий создавать общественные связи и совершенствовать социальную культуру, а во второй – как законы межличностного взаимодействия, управляющие отношениями людей.

Характеристика эффективных коммуникаций в организациях

Определение 1

Эффективные и неэффективные организационные коммуникации – это виды коммуникаций, выделяемые в зависимости от того, какой результат они приносят участникам.

Коммуникации могут сформировать серьезные препятствия на пути к достижению организацией ее целей. Информацию недостаточно просто передать – нужно, чтобы она была воспринята другой стороной. Коммуникационные процессы ориентированы на то, чтобы передаваемая информация была понята.

Определение 2

Под коммуникациями понимают процессы и результаты обмена информацией.

Замечание 1

Эффективными признаются коммуникации, в результате которых руководитель получает возможность принять эффективное решение.

В коммуникационном процессе выделяют следующие ключевые элементы:

• отправитель – лицо или группа лиц, которые хотят сообщить информацию,
• сообщение – информация, идея, сведения и смысл, которые отправитель хочет передать,
• канал – способ передачи информации: письменный, устный, невербальный, телефонный и т.д.,
• получатель – лицо или группа лиц, до которых отправитель стремится донести информацию,
• код – система символов и знаков, с помощью которой передается содержание сообщения. Кодом могут быть произнесенные или написанные слова, мимика, жесты, согласованные заранее условные знаки и т.д.,
• помехи (шумы) – то, что искажает содержание передаваемого сообщения,
• контекст – окружающая среда, ситуация, обстановка, включающие индивидуально различимые смыслы и ассоциации,
• обратная связь – отклик (реакция) получателя на принятое им сообщение.

Итак, в коммуникационном процессе можно выделить следующие этапы:

• формирование отправителем сообщения для передачи. Начинается с осознания желания передать информацию и включает формулирование идеи,
• выбор канала передачи данных и выражение сообщения с применением системы кодирования,
• передача по каналу закодированного сообщения,
• принятие получателем закодированного сообщения,
• расшифровка закодированного сообщения, восприятие его идеи,
• реакция получателя на сообщение.

Поскольку ни один код не является совершенным, контекст интерпретируется разными людьми по-разному, а в любом канале имеются шумы, каждый из этапов коммуникативного процесса может закончиться существенным искажением передаваемого сообщения. Причем в межличностных и организационных коммуникациях проблемы несколько различаются:

• для межличностных коммуникаций типичны проблемы, связанные с индивидуальными особенностями участников коммуникации и особенностями восприятия ими контекста,
• для организационных коммуникаций главная проблема – создание эффективной системы передачи сообщений.

Полезные советы для тех, кто хочет хорошо общаться

Рассмотренные 6 правил успешного общения – база, без которой довольно непросто расположить к себе собеседника. Помимо этих правил я хочу дать вам еще несколько советов, которые помогут в общении с людьми.

1. Сохраняйте визуальный контакт с собеседником во время разговора. Ваш взгляд должен быть открытым и дружелюбным, не угнетать и не давить на собеседника. Потренируйтесь перед зеркалом, если не уверены, что можете правильно смотреть в глаза другому человеку.
2. Всегда старайтесь держать спину прямо, а плечи расправленными. Это мощный сигнал о том, что вы открыты к общению и не боитесь вступать в диалог. Уверенная походка и жесты дополнят ваш образ успешного человека.
3. Если вы никак не можете избавиться от застенчивости и излишней сдержанности при общении с малознакомыми людьми, попробуйте представить, что это ваш давний знакомый, с которым вы просто давно не виделись. В результате такого приятного переживания ваш взгляд станет более мягким, жесты и поза более открытыми и дружелюбными. В совокупности это поможет расположить собеседника и стереть ненужные психологические барьеры, затрудняющие общение.
4. Развивайте в себе внимательность и чуткость по отношению к собеседнику. Учитесь считывать эмоции и реакции вашего партнера по диалогу. Это поможет направлять беседу в нужное русло. А еще запоминайте как можно больше информации о собеседнике. Впоследствии вы сможете показать свою заинтересованность в нем. Это польстит любому человеку.
5. Расширяйте свой кругозор. Читайте различные книги, чтобы было о чем поговорить и рассказать. Интересуйтесь тем, что происходит вокруг. Тогда вы станете интересным собеседником, способным поддержать беседу на любую тему. Широкий кругозор – неотъемлемый атрибут личности.

Чтобы оставаться приятным собеседником, с которым людям нравится общаться, никогда не стоит:

• жаловаться на судьбу и обсуждать свои проблемы;
• употреблять нецензурную лексику, плохо отзываться об общих знакомых и распускать сплетни;
• жестко критиковать собеседника, говорить, что он не прав и глуп, раз так думает;
• выбирать для разговора темы, которые интересны только вам.

Итак, с основными правилами и советами мы познакомились. Теперь пора переходить к практике. Ведь теория без практики пользы не принесет.

Как справиться со стыдом

С проблемой стыда перед стоматологами сталкивается огромное количество людей. Если вы планируете идти к платному стоматологу, то со стыдом можно справиться очень просто. Подумайте о том, что в платных клиниках врачи только рады более сложным и запущенным случаям – ведь так они получат больше денег.

Многие посетители стоматологических форумов говорят, что эта мысль отлично помогает им справиться с чувством стыда

Кроме того, в любой хорошей клинике, не важно, платной или бесплатной, врач просто не имеет права говорить вам фразы вроде «Что же вы так зубы запустили», которых боятся многие люди. Так что просто найдите хорошего специалиста и помните, что рано или поздно идти все равно придется, вот только зубы в таком случае будут запущены намного сильнее

Можно также попросить кого-нибудь из родственников или друзей настаивать на вашем визите к врачу – иногда не хватает просто дружеской поддержки, а возможно даже некоего «пинка», чтобы наконец преодолеть стеснение и заняться своим здоровьем.

Вербальное и невербальное общение

Эффективная коммуникация предполагает как вербальное, так и невербальное общение. Язык вашего тела демонстрирует ваши намерения не хуже слов. Невербальные знаки порой говорят более искренне, чем сами слова

Выражение лица, движения рук, зрительный контакт, осанка, интонация – на все эти вещи люди обращают внимание, когда вы говорите. Точно так же и вам следует уделять этому внимание, когда вы следите за речью собеседника

Многим людям трудно начать разговор, а некоторые не знают, как поддержать его после начала. Социофобия – это вполне обычное явление. Уверенное общение дается нелегко, но вы должны научиться отстаивать свою позицию перед собеседниками. Если то, что вы говорите, не доходит до людей и не «цепляет» их, то это вряд ли приведет вас к успеху.

Приемы эффективной коммуникации

Любой человек живет в обществе и зависим от него. Даже самые отчаянные домоседы, возможно не напрямую, но вступают в межличностные связи. И для работы, и для бытовых социальных связей будет полезна эффективная коммуникация. Приемы и навыки общения можно развить и улучшить – это сделает жизнь любого человека намного проще.

Хотите в процессе общения получать позитив? Вам будет полезно узнать некоторые приемы повышения эффективности коммуникации:

1. Научитесь внимательно слушать то, что говорят. Следует не просто смотреть на собеседника во время разговора, но и слегка наклониться, кивать головой, задавать уместные наводящие вопросы. Этот прием позволит максимально точно понять точку зрения собеседника.
2. Говорите четко, кратко и по существу. Чем яснее сформулирована мысль, тем больше вероятности, что ее поймут и воспримут правильно.
3. Включайте в свой арсенал не только вербальную, но и невербальную коммуникацию. Примите такую же позу, как и собеседник, старайтесь использовать только открытые жесты, не касайтесь лица во время беседы.
4. Следите за эмоциональной окраской речи. Она должна быть умеренной, но настолько, чтобы собеседник понял вашу заинтересованность в вопросе.
5. Овладейте приемами ораторского искусства. Умение владеть голосом позволяет ускорить развитие эффективной коммуникации. Четкая артикуляция, правильный тембр и выверенная громкость сделают позитивным любое сообщение.
6. Овладейте техническими средствами коммуникации. Любому взрослому человеку необходимо уметь пользоваться телефоном, факсом, “Скайпом”, электронной почтой. Навык письменного общения следует развивать регулярно.

Это лишь основные приемы, предназначенные для облегчения и улучшения межличностного общения.

Почему нужно учиться эффективному общению?

Некоторым людям может показаться нелепым представление о том, что мы должны сознательно думать, как нам нужно говорить или писать сообщения. Но мы общаемся с людьми большую часть нашего дня, да и жизни в целом. Будь то устно на встречах, за чашкой кофе в комнате отдыха или через социальные сети и мессенджеры из дома

В любом случае очень важно, чтобы мы могли четко изложить свою точку зрения и понять нашего собеседника

Отличные коммуникативные навыки не только помогут вам в повседневной жизни. Но они могут сыграть решающую роль, когда дело доходит до собеседования при приеме на работу, разрешения конфликта с родителями, друзьями, коллегами по работе и так далее. Обладая навыками излагать свои мысли в словах в сжатой и вежливой манере, вы в результате становитесь не только приятным собеседником, но также экономите время и энергию. При этом вы избегаете повторных объяснений. Быть эффективным коммуникатором поможет вам более успешно строить отношения с людьми. Кроме этого, вы будете чувствовать себя уверенно в любых ситуациях.

Основные функции

Среди особенностей профессиональной коммуникации выделяют ее довольно сложную систему. Она состоит из многих уровней, охватывающих не только конкретную организацию, но и внешнюю среду. Рассмотрим основные функции профессиональной коммуникации.

1. Информационная. Профессиональные коммуникации призваны играть роль определенного посредника. С его помощью между сотрудниками происходит обмен замыслами, решениями и сообщениями. Информационная функция делового общения необходима для достижения стоящих перед организацией целей, а также для устранения возникающих в ходе данного процесса проблем.
2. Мотивационная. Профессиональные коммуникации способствуют возникновению у сотрудников желания более качественно выполнять стоящие перед ними задачи. В этом заключается мотивационная функция профессиональных коммуникаций. В этом случае руководитель использует такие средства, как приказ, убеждение, внушение и просьба.
3. Контрольная. Используя иерархическую подчиненность, данная функция призвана следить за поведением сотрудников компании.
4. Экспрессивная. С помощью данной функции профессиональные коммуникации способствуют удовлетворению социальных потребностей посредством выражения переживаний и чувств по поводу происходящего.
5. Коммуникативная. Данная функция весьма специфична. С ее помощью выявляются и разрешаются типичные ошибки и проблемы, возникшие при деловом общении, а также формулируются принципы оптимального поведения.

Функции профессиональных коммуникаций могут быть рассмотрены и с точки зрения обеспечения жизнедеятельности компании в целом. При этом имеет место:

Регулятивная функция. При общении происходит опосредованное или непосредственное воздействие на сотрудника, который является объектом управления. Подобная функция способствует организации в коллективе совместных действий, координации и оптимизации руководителем всех выполняемых коллективом действий.
Функция социального контроля. Любой из способов решения задач организации, а также ее формы и принципы работы обладают ярко выраженным нормативным характером. Регламентация всех этих положений, находящаяся в указаниях и распоряжениях руководителя, способствует обеспечению организованности и целостности учреждения, а также согласованности совместных действий каждого из членов коллектива. Для поддержания данного направления и осуществляют свой социальный контроль профессиональные коммуникации.
Функция социализации. Она является одной из главных в работе любого руководителя. Данная функция позволяет включаться в совместную деятельность молодым сотрудникам, которые начинают осваивать коммуникативные навыки и умения, учатся ориентироваться в ситуации общения, говорить и слушать

Все это весьма важно не только в целях межличностной адаптации, но и для осуществления профессиональной деятельности. Молодежь при этом приобретает терпимое, заинтересованное и доброжелательное отношение к другим сотрудникам и умение действовать в целях выполнения коллективной задачи

Социально-педагогическая. В процессе осуществления профессиональных коммуникаций имеет место процесс обучения, воспитания и развития личности сотрудника при передаче ему практического опыта. Благодаря систематическим контактам, которые появляются в ходе проведения совместной деятельности, все участники общения получают знания как о себе самих, так и о партнерах, а также об оптимальных вариантах решения стоящих перед коллективом задач. Овладение практическими умениями порой становится для некоторых сотрудников возможной компенсацией недостающих профессиональных знаний. И это обеспечивается социально-педагогической функцией коммуникаций.

Нужно стараться подбирать темы сообщений так, чтобы они были интересны хотя бы 20% участникам чата

Нужно всегда помнить, что в групповом чате множество людей кроме тебя и ценить их время. Для этого желательно переносить в личку или сторонние чаты, флудилки обсуждения которые неинтересны большинству. История о том, как Стив Джобс заставлял ценить чужое время «Однажды Джобс пришел в кабинет Ларри Кеньона, инженера, работавшего над операционной системой «Макинтош», и пожаловался, что компьютер слишком долго загружается. Кеньон начал оправдываться, но Джобс резко прервал его. «Если бы ты мог спасти этим человеческую жизнь, ты бы нашел способ сократить время загрузки на 10 секунд?» — спросил он. Кеньон признал, что, возможно, смог бы. Джобс подошел к доске и нарисовал схему, показывающую, что если бы пять миллионов людей использовали Mac и каждый день загрузка компьютера занимала бы на 10 секунд меньше, это помогло бы им сэкономить около 300 миллионов часов в год, что равнозначно сотне спасенных человеческих жизней. Ларри был впечатлен этим доводом и через несколько недель усовершенствовал систему так, что она загружалась на 28 секунд быстрее». Источник

Правила для эффективной коммуникации

Любое межличностное общение должно соответствовать определенным нормам. Их нарушение ведет к отсутствию понимания между собеседниками, конфликтам и даже к разрыву отношений.

Правила эффективной коммуникации:

1. Говорите на языке собеседника. Это правило следует понимать как необходимость учитывать уровень образования, социальный статус, возраст и другие параметры. Чтобы быть услышанным и понятым, надо формулировать свои мысли, опираясь на особенности аудитории.
2. Подготовьтесь к общению. Если беседа не спонтанна, следует заранее узнать, с кем, и по какому поводу предстоит встретиться. Возьмите наглядные материалы и технические средства. Разработайте план беседы.
3. Научитесь приемам активного слушания, это поможет расположить собеседника и лучше понять его точку зрения.
4. Говорите четко, в меру громко и уверенно, не растягивайте слова, но и не частите.
5. При написании письма придерживайтесь выбранного стиля.
6. Перед звонком по телефону или «Скайпу» заранее составьте план беседы и вопросы, которые необходимо обсудить.